Parfois, certains projets vont mieux que d’autres. Malheureusement, on se concentre souvent sur les projets à échecs, essayant de comprendre pourquoi il en est ainsi : qu’est-ce qui a mal été? Qu’aurait-on pu faire différemment? Les bonnes personnes étaient-elles en place?

On analyse peu les projets à succès puisqu’on se pose moins de questions : si le projet a bien été, c’est que les bons éléments sont en place et nul besoin de chercher à comprendre.

J’aime ressortir les éléments positifs des projets… positifs.

Dans un récent projet d’Intranet, nous avons mis, en collaboration avec l’entreprise (les bonnes idées proviennent des deux côtés), une démarche d’acceptation du projet aux employés et à l’équipe de direction. Dans cette démarche, quelques points forts ressortent.

Prise de conscience et de besoins [Écoute]

Écouter, écouter, écouter. Écouter les besoins des gens et donc mettre en place des groupes de discussion afin d’échanger sur la façon dont ils travaillent quotidiennement. Cela ne veut pas dire écouter leurs besoins en matière d’Intranet, mais plutôt écouter leurs besoins généraux et ainsi déterminer ce qui mérite d’être optimisé.

Par contre, une bonne écoute nécessite de bonnes questions : organiser des groupes de discussion efficaces nécessite de la préparation et des questions qui sauront relever les points qui nous permettront de prendre des décisions et d’en ressortir de l’information stratégique.

C’est aussi souvent en parlant de nos façons de faire que nous réalisons qu’elles ne sont pas optimales ou adaptées à notre époque.

Démystifier l’inconnu [Éduquer]

Un Intranet, pour plusieurs et ce qu’on peut en faire, c’est de l’inconnu et c’est obscure. Pourtant, les technologies utilisées à l’interne en entreprises ne sortent pas de nulle part, elles ne proviennent habituellement de technologies et plateformes grands public utilisées régulièrement.

Mettre en relation les besoins de tous avec des utilisations de technologie bien connues et démontrer comment elles peuvent être appliquées dans un contexte d’entreprise démystifie rapidement l’utilisation d’outils collaboratifs en entreprise.

Ça fonctionne [Démontrer]

Il ne s’agit pas que d’écouter ou d’éduquer, il faut démontrer que ce que l’on propose a le potentiel de fonctionner ou simplement montrer de façon concrète les technologies qu’on désire introduire. Cela se fait par des démonstrations réelles de technologie ou encore de projets pilotes.

C’est en quelque sorte aussi un test pour l’équipe prônant la venue d’un Intranet : est-ce vraiment nécessaire et est-ce qu’une telle technologie répond aux attentes?

C’est rentable [$]

Qu’on le veuille ou non, la décision finale sera basée sur deux facteurs:

• L’augmentation potentielle du niveau de satisfaction des employés par la venue d’un Intranet
• La rentabilité à moyen et long terme du projet

Si ces deux conditions ne sont pas remplies ou encore qu’on arrive difficilement à proposer des arguments valides en lien avec ces points, il risque d’être difficile, voir impossible de faire passer le projet. Ainsi,

• Quels processus améliore-t-on?
• Améliore-t-on la productivité? Si oui, jusqu’à quel point? Quelles sont les répercussions en fonction de la masse salariale?
• Quel pourcentage d’employés pouvons-nous espérer comme base d’utilisateurs réguliers?
• Etc.

Bonus : une piste de solution.

Somme toute, l’éducation et l’écoute jouent un rôle important dans toute gestion du changement, mais il n’y a rien comme passer l’action et démontrer de façon concrète la valeur de ce qu’on propose.

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